GPEC : La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
logiciel gestion de compétences en ligne

La gestion prévisionnelle des emplois et la gestion des compétences sont devenu des enjeux majeurs pour les DRH. La crise du recrutement de cadres et hauts potentiels, le coût important de la formation de nouveaux arrivants, le besoin d’optimiser les budgets de formation, le coût élevé du recrutement en ont fait un pôle essentiel au sein des DRH. Enfin, elle constitue souvent en parallèle à la gestion des carrières et un moteur de motivation et de pilotage des talents de l’entreprise.

La mise en place d’une véritable gestion des compétences passe tout d’abord et encore une fois par un inventaire précis des informations de l’entreprise. La tâche est cependant grandement simplifiée par rapport à d’autres pôles car les informations détenues dans les logiciels de paye sont une base solide de la gestion prévisionnelle des emplois et des postes.
Ceux-ci sont déjà nomenclatures, identifiés et localisés. Derrière le mot GPEC se cache deux aspects, les emplois et postes et la gestion de compétences. Rappelons tout d’abord ce que sont les emplois et les postes (en tout cas pour le logiciel développé par AppliRH).
Un emploi est un ensemble de tâches et de fonctions définissant le travail de celui qui l’occupe. Un poste est l’affectation d’un emploi donnée sur un lieu donné (Ex : Dans une même société, il y aura un emploi de Responsable Ressources Humaines, mais celui-ci peut être commun à de nombreux postes (Paris, Marseille, Lyon…). Les personnes auront les mêmes fonctions. Il ne suffit pas de nomenclature les emplois avec leurs descriptifs, encore faut-il les répertorier localement.

Logiciel RH : Attention aux écueils

La transparence des informations sur les emplois et des postes
Autrefois, on avait coutume de penser qu’il appartenait aux seuls DRH d’anticiper les départs ou la mobilité des salariés. C’est toujours vrai actuellement, mais le problème s’est amplifié. Si l’on connait à l’avance les départs en retraite par exemple ou les fin de contrats à durée déterminée, il est beaucoup plus difficile de prévoir une démission spontanée. Le but de la gestion prévisionnelle des emplois et des postes est aussi d’être un palliatif à nombre de démissions.
En effet, récemment encore, la responsable gestion et carrières d’un grand groupe multinational implantée en région Lyonnaise a vu deux  de ses jeunes potentiels quittés brusquement la société en démissionnant spontanément. La raison était simplement une mutation de leurs épouses sur Nantes. Or les individus, qui n’avaient aucun outil leur permettant de s’informer des opportunités de carrière au sein du groupe dans la région Nantaise ont préféré chercher un emploi et démissionner de leurs postes lorsqu’ils ont trouvé un nouvel emploi sur Nantes. S’ils avaient su que sur la région Nantaise, un poste équivalent était immédiatement disponible et qu’un autre (un peu plus élevé hiérarchiquement) allait se libérer sous trois mois, ils n’auraient pas envoyer leurs lettres de démission. Et, insista cette Directrice du recrutement, inutile d’essayer de retenir quelqu’un qui vous a déjà envoyé sa lettre. Lorsqu’il en est là, cela signifie qu’il a déjà pris des engagements ailleurs. Et, parole de manager oblige, il ne reviendra que très rarement sur sa décision. Bien sur, les deux personnes en question auraient pu en référer à leurs hiérarchies. Mais les individus sont toujours réticents à parler de ce type de choses. Si la société n’avait pas eut de postes équivalents à proposer sur Nantes, que se serait-il passer?On aurait su qu’ils ne resteraient pas dans la société très longtemps avec tout ce que cela implique en terme de relations, de qualité des missions confiées et de responsabilités..
Résultat : Le coût élevé du recrutement de deux cadres performants, auquel doit s’ajouter la formation (à la culture de l’entreprise tout au moins) pour les amener au niveaux de leurs collègues démissionnaires. Ajoutons a cela le manque de performance pendant la période de remplacement et d’adaptation.
Un outil de gestion prévisionnelle des emplois et des postes peut donc aussi éviter bien des démissions spontanées de cadres en mal de promotion si on leur donne suffisamment de visibilité sur les opportunités qui pourraient leurs être offertes.


La gestion prévisionnelle des emplois et des postes

Il convient donc de gérer les postes en plus des emplois. En effet, si vous avez dans votre “vivier” de potentiels et de candidats, des personnes désignées susceptibles d’occuper tel ou tel poste. Quel intérêt si ces mêmes individus ne sont pas mobiles et si le poste est délocalisé ? Quel intérêt également si le poste est basé dans un autre pays et que la personne ne parle pas couramment la langue locale ? La gestion de la mobilité est donc une composante indissociable de la gestion prévisionnelle des emplois et des postes. Mais attention de ne pas mettre en place un outil qui semblerait trop complexe ou trop lourd à utiliser. Veiller à ce que celui-ci ne soit pas discriminatoire pour certains, ce qui réduirait à zéro tous vos efforts pour obtenir l’adhésion des différents acteurs et réduirait à zéro toute la démarche.

Logiciel GPEC : Le partenaire de la gestion des carrières

La gestion prévisionnelle des emplois et des postes se conçoit très difficilement si aucun outil performant de gestion des carrières n’est opérationnel. En effet, comment parler de gestion prévisionnelle des emplois si les prévisions de remplacement (plans de successions) ne sont pas partie intégrante. Et que dire d’une gestion prévisionnelle des emplois et des postes qui ne laisserait aucune place à une gestion de compétences ? Dans une politique moderne de pilotage des ressources humaines, ces trois pôles deviennent quasiment indissociable. Au même titre que les entretiens d’ évaluations et entretiens professionnels deviendront indispensables à une gestion de carrière ou à une gestion des compétences. Et comment optimiser sa gestion de formation sans G P E C !

Certes l’entretien professionnel a boosté cette pratique managériale même si on la retrouvait souvent dans l’entretien d’évaluation, la gestion de compètences connait depuis un fort engouement par tous les acteurs ayant en charge la gestion des ressources humaines (Responsable formation, DRH..) Même la production s’intéresse à l’apport que pet constituer une bonne gestion RH des talents et des potentiels.

L’accès aux salariés
Très aisé il peut prendre plusieurs formes. Des listes de postes à pourvoir, avec un descriptif complet ou non (fourchette salariale, localisation, compétences requises…). Un intranet de consultation par sites, par postes ou directement après une comparaison entre compétences et profil de postes qui déboucherait sur les opportunités correspondant aux compétences identifiées ou aux formation proposées pour optimiser ou compléter son panel de compétences…Toutes les méthodes se valent en fonction là encore de la politique DRH mise en place.
Attention toutefois, l’accès aux informations entraîne inévitablement une frénésie des demandes de mutations ou de candidatures ou encore de demande de formations. Ceci peut donc entraîner une instabilité des individus en poste. La encore la DRH devra mettre en oeuvre les arbitrages et les garde fous pour se parer de cette instabilité (Par exemple, suivant les postes ou leurs niveaux stratégiques, un délai minimum d’occupation avant une quelconque mutation ou promotion…)

Gestion des compétences : La fiabilité des informations est impérative

Naturellement, comme pour toute bonne gestion du personnel, les données doivent impérativement être à jour. Les interfaces Paye
constituent là encore une base solide des mises à jour d’informations.