Logiciel de gestion des congés et absences en ligne

planning de congés et absences

 

Simpliste à l’origine, la gestion des congés et absences des salariés s’est quelque peu compliquée depuis quelques années. La venue des RTT, des différents types d’absences ont imposés aux managers RH de gérer d’autres compteurs spécifiques à chaque type d’absences. De plus en plus d’entreprises n’adoptant plus de période de fermeture, il convient donc d’effectuer un roulement entre les personnels, d’où la nécessité de gérer des plannings d’équipe. Les conventions collectives sont venues modifier elles aussi la standardisation des congés payés.

La synchronisation de ses demandes de congés avec ceux de son conjoint sont autant de facteurs qui ont rendu plus complexe la gestion des congés et absences. Et que dire de l’aspect social d’une gestion de congés efficace et démocratisée !

Si les sociétés équipées de pointeuses et / ou disposant d’une gestion des temps ont depuis longtemps intégrer cette gestion des absences, nombre d’entreprises gèrent encore sous Excel demandes et compteurs avec tout ce que cela implique en terme de lourdeur, d’imprécision et de temps perdu.

La fiabilité, la sécurité, l’accessibilité et la transparence des informations RH


L’accès aux information pour chaque salarié

Outre le gain de temps pour les services RH qui sont trop souvent sollicités par les salariés désireux de connaitre leurs soldes, l’accessibilité par les salariés aux informations les concernant est un gage de paix sociale. Comment protester la véracité d’un solde si l’on a sous les yeux le détail de toutes ses absences ?
Les systèmes de workflow , en informant le salarié et les managers sur toutes les demandes contribuent aussi à cette paix sociale et à cette meilleure gestion des congés et absences.
L’accessibilité et la convivialité sont des facteurs trop souvent négligés. En permettant aux salariés de disposer de leurs informations n’importe quant depuis n’importe ou, ils n’auront plus besoin de questionner le service RH et ne prendront plus sur leur temps de travail pour poser une demande de congés ou d’absences.La gestion en mode SAAS a grandement simplifié ce besoin d’accès à l’information.

La planification des congés et absences

Les rotations de personnel pendant les périodes de congés sont trop souvent des casse têtes pour les managers qui n’ont pas toujours en temps réel les plannings de vacances de leurs collaborateurs. L’intérêt d’un système de gestion est aussi de leur permettre de visualiser les plannings afin de répondre aux besoins du service et de pouvoir répondre spontanément aux demandes des salariés. Mais attention la planification doit prendre en compte bien d’autres éléments que les absences (périodes de formation, déplacement, convocations aux entretiens annuels…)

 

L’administration des congés payés et des absences

Dans ce type de système comme dans nombre de système RH, la sécurité des informations et les hiérarchisation des accès est primordiale. Chacun ne doit avoir accès qu’aux informations le concernant ou du moins aux individus pour lesquelles il a des droits. Mais attention il faut aussi prévoir les imprévus. Si un manager est lui même absent il est important que quelqu’un d’autre puisse valider les demandes du salarié.

Comme dans tout logiciel RH celui-ci doit aussi répondre aux besoins de gestion du service RH (extraction ou interface avec la paye, tableaux de bord…).
Le logiciel doit aussi simplifier la vie des gestionnaires (comptage en jours ouvrés ou ouvrables, possibilité de prendre des jours par anticipation, gestion différente par entités juridiques (en cas de multi-entités), personnel expatrié.) Le logiciel doit assurer de façon autonome les crédits alloués à chacun.
Autant de fonctionnalités importantes à surveiller dans le choix d’un logiciel de gestion des congés et absences.

Les services additionnels aux logiciels de gestion des congés et absences
Trop souvent les logiciels RH sont d’abord conçus pour les gestionnaires des services Ressources Humaines. L’idée d’avoir un système consulté et utilisé en permanence par et pour les salariés est séduisante. Il sera d’autant plus facile ensuite de l’utiliser si l’on veut faire passer certains messages ou proposer des services annexes. . Et puisque ces services de gestion d’absences et de congés sont avant tout un outil à destination des salariés, il peut devenir un outil de socialisation. Par exemple en affichant la convention collective, on affichera par là une vraie envie de transparence et de service . On pourrait aussi afficher les offres du C.E, les possibilités de transport ou de crèche. Bref tout un tas de services sociaux qui contribueront à inciter les salariés à utiliser ce type de service alors^même qu’ils ne seraient pas allés spontanément sur le site de la société consulter les mêmes informations. Attention toutefois de ne pas dénaturer l’objectif de ce service. il faut que celui-ci garde son objectif premier de gestion des congés et absences. Vouloir détourner un tel système de son objectif de services aux salariés ne serait pas toujours très bien perçu et contribuerait vite à rendre obsolète le système mis en place.Par contre nombres de logiciels proposent désormais des services additionnels souvent très utiles:

gestion des tickets restaurants

gestion des heures supplémentaires

pointeuse virtuelle, badgeuse

gestion des retards…)

Attention aux écueils pour informatiser la gestion

Se dire qu’un bon logiciel de gestion va tout régler est un erreur. Il faut au préalable avoir bien informés les salariés car ce sont eux qui doivent s’approprier ce type de produit. Les DRH ne sont là que pour recueillir les informations et coordonner l’utilisation. Très vite on comprendra donc l’intérêt d’une solution Intra ou internet.
Il faut donc un produit sécurisé mais très accessible, disponible en permanence et surtout très conviviale. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et absences ne doit pas être réservée à l’élite de l’entreprise.
Mais il faut veiller à ce que le système reste très simple pour permettre à tous de l’utiliser sans discrimination. Faute de quoi le résultat sera l’opposé du but recherché.