Le plan de formation : Un atout important pour la DRH

Très longtemps perçue comme une charge obligatoire supplémentaire, la gestion du plan de formation est devenue au fil des années une alliée et un outil indispensable aux DRH et directeurs d’entreprises. A tel point que le ratio formation / masse salariale est un indicateur clef de la gestion des ressources Humaines dans une entreprise. Tellement clef que celui ci constitue un argument de poids pour une entreprise désireuse de s’attirer les faveurs de certains jeunes talents, cadres ou techniciens de haut niveau.

Au fil des ans, la gestion du plan de formation est passé par diverses étapes. L’ère de la récompense ou envoyer une personne en formation était une reconnaissance ou une gratitude accordée aux personnels méritants,. Ensuite l’ère ou “du moment que l’on paye autant consommer”. Et enfin le moment ou la formation est devenue un outil de promotion économique et sociale.
Comment gérer efficacement les carrières sans y intégrer la formation ? A quoi bon gérer les compétences et identifier les manques sans formation pour y remédier ? Pourquoi ne pas mettre en avant la formation pour permettre à un salarié de projeter ses évolutions de carrière. La France a été en la matière pionnière dans l’obligation de formation. Certes les contraintes de gestion sont lourdes, mais l’impact des différentes réformes est bien réel. Dernière réforme importante en date : Le CPF (Compteur personnel de Formation) et tout ce qu’il a engendré (transmissible d’une entreprise à l’autre).
Désormais, il convient de consulter et d’écouter la salarié. Celui-ci est devenu acteur de son propre parcours. La formation n’est plus ce phénomène de masse dans l’entreprise (ex: comme à l’époque ou l’on formait l’ensemble du personnel à la bureautique). elle est individualisée et ceci remet en cause bien des pratiques et des coutumes.
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Attention aux écueils

Le recueil des souhaits et des besoins

La coutume Française en matière de gestion du plan de formation voulait que le supérieur hiérarchique décide des formations à proposer voir à imposer à ses subordonnées. Désormais, le salarié à un droit à la formation. (voir plus de précisions sur http://www.orientation-pour-tous.fr/Droit-individuel-a-la-formation,463.html  ceci représente un quota non négligeable de formation mis à disposition du salarié. Les pratiques en matière de gestion du plan de formation ont et doivent donc s’adapter. En effet nombre de PME ne pratiquent encore pas, peu ou mal les entretiens d’évaluations. Les seuls entretiens entre la DRH (souvent le patron) et les salariés se limitant aux demandes d’augmentation. Cette loi sur la formation professionnelle induit qu’entreprises et salariés doivent se concerter. Ce qui suppose que les entreprises (qui ne l’avaient pas encore fait) doivent mettre en place les entretiens professionnels. Ceci suppose aussi que les DRH et responsables de formation doivent mettre en place des outils pour recueillir et gérer ces informations. Outre le fait d’informer le salarié de ses droits, il faut aussi lui donner la visibilité sur ses informations et ses potentialités.

L’élaboration du plan de formation

Lorsque les demandes ont été remontées, le responsable de formation élabore un plan de formation qui sera présenté aux partenaires sociaux. Ce plan servira également de garde fou pour surveiller ses budgets. Les arbitrages sont souvent délicats car le responsable doit prendre en compte le droit individuel, le respect des budgets, l’équité sociale, et en plus les besoins à venir en compétences de l’entreprise. Le responsable de formation touche tous les services, toutes les catégories sociales, toutes les activités. Il est l’interface entre la direction et/ou la DRH et les services Il doit donc se livrer à un véritable numéro d’équilibriste. De plus les plans de formation comportent de très nombreux indicateurs (Répartition des formations par site, CSP, sexe, Age….Formations prévues et réalisées, etc…) Le responsable formation doit donc veiller à une certaine équité tout en gardant en ligne de mire le respect de ses budgets.

Votre logiciel Formation

Un bon outil de gestion de formation devient vite indispensable lorsque l’effectif de la société atteint un certain volume. Et à ceux qui pensent qu’un outil de gestion de formation est superflu, je répond qu’un responsable formation gère au minimum 1,5% de la masse salariale (5 à 6 % voir plus n’étant pas rare) Ce qui constitue souvent autant que le budget d’un service auquel on aura attribuer de véritables moyens de gestion. Les logiciels de gestion du plan de formation sont d’ailleurs maintenant plus que de simples outils de gestion ils sont devenus de véritables outil de simulation et d’anticipation imbriqués ou non à la gestion de compétences et à la gestion des entretiens professionnels.

Le respect des réglementations sur la RH

La réglementation sur la formation à beaucoup évolué ces dernières années. Les accords de branche et accords d’entreprises sont venus complétés ces dispositifs. Il convient donc d’être parfaitement informé de la législation en vigueur dans son entreprise.

Le suivi du plan de formation

La gestion du plan de formation au quotidien

La encore le travail est lourd. En effet il faut organiser la planification avec les organismes et la disponibilité les équipes, la gestion administrative des sessions, (convocations, conventions, devis, factures…) et le suivi financier. Mais il faut garder encore une fois à l’esprit les prévisions tant sociales que budgétaires. Le responsable formation doit être parfaitement organisé pour ne pas déraper de ses prévisions. La gestion du plan de formation doit donc être prospective au moment d’élaborer le plan. Mais elle implique rigueur et précision au quotidien.

L’accès permanent pour les salariés aux demandes de formation

Le responsable de formation doit aussi prendre en compte l’imprévu : Adapter le personnel à de nouvelles techniques en cours d’année, palier aux omissions des chefs de service (pour les recyclages par exemple ou les permis de conduire (caces, fimo…). Plus le travail de recensement des souhaits aura été précis et plus la gestion quotidienne sera simplifiée. Par exemple si vous avez demandé aux chefs de service les périodes les plus favorables à la formation, il sera plus aisé de libérer les individus).

L’utilisation d’un logiciel de gestion du plan de formation